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La respuesta frente al COVID-19 ha eliminado los problemas de cumplimiento de la agenda, exponiendo a las multinacionales a un riesgo mayor. Al revisar la gestión de las obligaciones de cumplimiento y la función de la externalización, puede reducir el riesgo y mantener el enfoque en las operaciones principales.
El cumplimiento global siempre ha presentado un desafío complejo para los equipos financieros de las organizaciones multinacionales que operan en muchos territorios. Las leyes, regulaciones y otras especialidades nacionales hacen que el cumplimiento sea un peligroso dolor de cabeza. Pero, para muchos equipos de finanzas y cumplimiento, la pandemia global ha aumentado el desafío de hacer negocios en múltiples jurisdicciones, incrementando el riesgo de incumplimiento.
La crisis ha cambiado la prioridad de los Directores de Finanzas (CFO) y los Directores Administrativos (CAO) al corto plazo: mantener las operaciones en marcha habilitando y ajustándose a un entorno de trabajo remoto y gestionando cuidadosamente el flujo de efectivo.
Tony Thornbury, Director de Cumplimiento Global y Soluciones de Informes de Grant Thornton, con sede en Dublin, siente que cumplir con estos requisitos es cada vez más complicado: “La continuidad del negocio es la prioridad. La velocidad con la que llegó la pandemia global obligó a las empresas a trasladarse rápidamente a entornos de trabajo remotos y el enfoque primario de las multinacionales ha sido mantenerlos en marcha”.
Pero el riesgo de cumplimiento sigue siendo muy alto. “Eso no ha disminuido”, dice Thornbury. “En una época de prioridades competitivas, los problemas de cumplimiento global pueden haber sido desplazados hacia debajo de la lista, pero permanece el riesgo de incumplimiento en cada país. Y la falta de atención y observancia de los requerimientos locales incrementa los problemas fiscales, multas e incluso el procesamiento de directores. También puede enfrentar riesgos para su marca y reputación en esos mercados locales.
Las actividades que pueden haber sido des-priorizadas inmediatamente después de la pandemia son amplias y tienen un peso e importancia diversa en las diferentes jurisdicciones. Incluyen presentación de GAAP locales, declaraciones de impuestos para informes legales locales, cumplimiento de impuestos sobre las ventas (IVA, GFC, etc.), administración de nóminas, presentaciones de países locales y una infinidad de declaraciones estadísticas según el territorio.
Thornbury dice: "La nómina es un área particularmente grave en este momento. La velocidad con la que el gobierno implementó mecanismos complejos para respaldar los sistemas de nómina y reducir el desempleo planteó un gran desafío para el cumplimiento. Estos programas han sido bastante variados en diferentes países".
En estos tiempos desafiantes, con los puntos débiles cada vez mayores para los equipos de cumplimiento, los Directores Financieros y Directores Administrativos se preguntan si las estructuras que tienen actualmente son tan eficientes o sólidas como podrían ser.
Normalmente, para las grandes corporaciones que operan fuera de los Estados Unidos, los informes GAAP son la principal preocupación de la función de cumplimiento, mientras que el cumplimiento global, aunque es un requisito legal esencial, es un tema secundario que sigue.
Incluso en el mejor de los casos, la gestión de cumplimiento es complicada y puede distraer a los líderes empresariales de las operaciones comerciales centrales. Además de las regulaciones en jurisdicciones individuales, las organizaciones enfrentan una complejidad más amplia que incluye diferentes idiomas, zonas horarias y múltiples firmas de servicios profesionales en diferentes países que respaldan la presentación de informes primarios, el impuesto corporativo y el impuesto a las ventas.
"Manejar la gran cantidad de problemas con múltiples proveedores es un dolor de cabeza", dice Thornbury, "especialmente si se trata de 50 o 60 países con quizás 30 o 40 proveedores locales diferentes".
A medida que las empresas evalúan el impacto económico del COVID-19, habrá un período de reflexión sobre las oportunidades estratégicas futuras y las prioridades operativas, junto con la forma en que construyen resiliencia para recuperarse. Abordar la responsabilidad de cumplimiento global y el proceso puede ser una parte integral de la construcción de esa resiliencia al mitigar el riesgo.
Thornbury dice: “Cualquier lugar en el que tenga múltiples jurisdicciones comerciales requiere una gestión de proyectos rigurosa. Por lo tanto, tener a alguien que pueda quitarle el cumplimiento de las manos y administrarlo por usted puede ser invaluable. Tener un único punto de contacto dentro de una firma de red internacional que esté disponible, cerca y que hable su idioma le da confianza en la coordinación y calidad de sus informes de cumplimiento en un momento en el que es difícil sentirse en control".
Para muchas empresas internacionales, la introducción de una solución de cumplimiento global puede ayudar a proporcionar soporte adicional. Una buena solución de cumplimiento global subcontratada puede ayudar a los CFOs y CAOs a tener visibilidad de dónde y cuándo surgen todos los requisitos de presentación, ayudar a comunicarse con los auditores legales, preparar las cuentas legales, auditarlas y presentar y pagar impuestos.
Aprovechando su experiencia en cumplimiento y experiencia con otras empresas, un socio subcontratado de confianza también puede ayudar a identificar información sobre cómo mejorar los procesos de cumplimiento y la supervisión.
Para las empresas de rápido crecimiento que cruzan fronteras rápidamente, o aquellas que esperan una expansión internacional una vez que comience la recuperación, la necesidad de apoyo externo es más significativa.
Muchas empresas ingresarán a los mercados con solo un pequeño equipo de ventas y es posible que no quieran, o de hecho no tengan tiempo, para establecer un equipo de cumplimiento local totalmente operativo, ya sea para contabilidad o nómina. En estas situaciones, la externalización puede resultar una táctica útil para ayudar a las empresas internacionales a avanzar con rapidez y agilidad.
De hecho, a cuantos más países vaya una empresa, más sentido tiene la externalización. El modelo predominante para las multinacionales ahora es intentar centralizar las funciones de administración contable. Y en la medida de lo posible minimizar los requerimientos contables y administrativos en el territorio local.
En la crisis actual, la agilidad y la escalabilidad son atributos críticos de la resiliencia y la recuperación. “Por el momento, es posible que desee achicarse rápidamente”, dice Thornbury, “pero probablemente tendrá que volver a crecer, relativamente o con la misma rapidez.
Hacerlo con su gente en un mercado que no es familiar puede ser un desafío y es posible que no pueda hacerlo tan rápido como desea. La externalización lo respalda, permitiéndole a la empresa responder rápidamente, eliminando todos los problemas legales y laborales relacionados ".
Las empresas que se están acomodando luego de adquisiciones internacionales antes de la pandemia pueden estar luchando aún más con las estructuras de grupo en múltiples jurisdicciones. Hay varias cosas a considerar, luego de una adquisición reciente, incluido el establecimiento de una función de soporte estable y servicios administrativos.
Thornbury dice: “Cuando comenzamos a trabajar con un proveedor global de servicios de Internet líder en el mercado, habían adquirido cuatro importantes adquisiciones en los últimos dos o tres años.
Su estructura de grupo era enormemente compleja y tenían múltiples entidades en cada jurisdicción; entonces había por ejemplo cuatro o cinco en Francia, Alemania y si ibas a Asia Pacífico y América Latina, también se repetía allí".
La simplificación se convirtió en un objetivo fundamental. “Pero lleva tiempo, y para llegar a una posición en la que se pueda hacer la simplificación hay que tenerlo todo bajo control. Tiene que estar al día en su presentación ".
Otro desafío luego de una adquisición es administrar la cantidad de proveedores de servicios reunidos a través del proceso. Cada adquisición tiene una capa de proveedores de servicios que dificultan el cumplimiento. En tales casos, existe el riesgo de que no se respeten los plazos de auditoría y presentación, y se acumulen excesos y multas.
Para las empresas que buscan externalizar su función de cumplimiento global, cuanta más consistencia tengan en sus procesos de reporte, más simple será contratar a cualquier proveedor de servicios, particularmente a un proveedor de servicios en múltiples jurisdicciones.
Thornbury dice: “Si tiene un proceso consistente alrededor del puente entre su reporte US GAAP y su reporte GAAP local, y un proceso similarmente consistente para sacar su declaración de impuestos corporativos de eso, ayuda. Y cuanta más coherencia tenga entre sus jurisdicciones, país por país, más se prestará a tener una solución eficiente desde el punto de vista del cumplimiento. Cuantas más variantes tenga en esos procesos, más ineficiente se volverá".
Con demasiada frecuencia, el cumplimiento global es una ocurrencia tardía que no se prioriza porque no es la función principal de la presentación de informes. Debido a que no es el trabajo principal de nadie, fácilmente se ignora. Sin embargo, si hay un caos en segundo plano, puede ser extremadamente costoso y llevar mucho tiempo arreglarlo. Cuando las empresas comienzan a recibir multas importantes por parte de los fiscales y la reputación local está en juego, el cumplimiento global sube drásticamente en la agenda de la Junta.
Las empresas tienen la opción de eliminar la molestia del cumplimiento centralizando los procesos y dejándole la administración a un especialista dedicado con acceso a una red de expertos locales que permiten la flexibilidad en sus territorios en un momento de cambios sin precedente.
